Všeobecné obchodní podmínky platné pro dodavatele a kooperanty společnosti AGROSTROJ Pelhřimov, a. s. od 1. června 2018

1. Úvod

Kvalita dodávek dodavatelů společnosti AGROSTROJ Pelhřimov, a.s. má bezprostřední vliv na kvalitu vyráběných produktů. Z této skutečnosti vycházejí i minimální požadavky popsané v těchto podmínkách pro dodavatele společnosti AGROSTROJ Pelhřimov, a.s. Dodavatel je zodpovědný za kvalitu svých dodávek. Tato dohoda má přispět ke společnému plánování kvality a rovněž k zajištění vztahů mezi dodavatelem a odběratelem. Tato dohoda je nedílnou součástí uzavíraných smluvních vztahů mezi AGROSTROJEM Pelhřimov a.s. a dodavatelem.

2. Definice příslušných norem

Tato směrnice se vztahuje na všechny dodavatele AGROSTROJE Pelhřimov a.s. a jejích přidružených společností např. Humpoleckých strojíren Humpolec a.s. a Agrostroj Internacional, s. r. o., dále jen „APE".

APE vyžaduje, aby jeho dodavatelé měli zaveden jeden z QM systémů uznaných v automobilovém průmyslu (ISO/TS 16949 / IATF 16949 nebo ISO 9001). Všichni dodavatelé materiálu pro výrobu musí být certifikováni nejméně dle ISO 9001 + pro automotive využívat dodavatele s certifikací ISO/TS 16949 / IATF 16949 (min. ISO 9001). Osvědčení o certifikaci musí být poskytnuto oddělení nákupu. Cílem musí být, aby QM systémy dodavatelů byly v souladu s požadavky normy ISO / TS 16949. Dodavatel je povinen umožnit APE provést audit k zjištění, zda jsou požadavky na zajištění kvality splněny.

3. Přezkoumání smlouvy

Objednávky APE musí být po obdržení dodavatelem ověřeny, včetně přiložených dokumentů. Pokud dodavatel usoudí, že je tato dokumentace nedostatečná, kontaktuje oddělení nákupu APe.Dodavatel je povinen si sám obstarat nezbytné normy a směrnice (DIN, EN, ISO, VDA), na které se APe odkazuje v objednávce. Dále se zavazuje, že ověřuje platnost dokumentů v pravidelných intervalech a bere v úvahu jejich platný stav. Před odesláním jakékoliv nabídky, je dodavatel povinen provádět studii vyrobitelnosti s náležitým ohledem na jeho technické i kapacitní možností. Dodavatel musí dodržet všechny požadavky obsažené v dokumentaci zakázky.

Dodavatel je povinen kontaktovat oddělení nákupu pro získání potřebných informací pro výrobu produktu. Oddělení nákupu musí být v kontaktu s dodavatelem a koordinovat všechny otázky a odpovědi.

Návrhy na technické, kvalitativní a další zlepšení nebo návrhy na řešení potenciálních problémů musí být nabídnuty v písemné formě. Pro výběr dodavatele, budou konstruktivní návrhy hodnoceny pozitivně.

4. Plánování kvality

Kvalita požadovaných produktů se rozhodujícím způsobem určuje při vývoji. Odběratel se zavazuje, že předá dodavateli důležité specifikace, výkresy, popř. data včas, úplné a bezrozporné.

Odběratelem je požadováno, aby dodavatel disponoval účinnými preventivními metodami, které zajistí kvalitu již ve stádiu vývoje. Tyto metody musí obsahovat zejména následující prvky:

Analýzu vyrobitelnosti - přezkoušení, zda poptávaný a požadovaný produkt může být v požadované kvalitě, termínu a množství dodán. Úkolem dodavatele je projednání nejasných a upřesňujících požadavků s útvarem nákupu zákazníka a tímto si zajistit dostatek informací kprověření vyrobitelnosti. Pro automotive dodavatele vyžadujeme v rámci vzorkování a v případě reklamací a zjištění z auditu zasílání revidované P-FMEA.

Control Plan (Plán kontrol) - je nutno definovat rozsah zkoušek (znaky, četnost, rozsah, zkoušení, kdy a kde, čím, záznamy apod.). Dodavatel musí disponovat požadovanými zkušebními prostředky a systémem kontroly těchto prostředků, popř. musí být toto schopen zajistit.

Důležité znaky produktu - pro kritické a funkční znaky musí dodavatel prokázat dosažení stanovených hodnot způsobilosti (Cm, Cmk - způsobilost strojů a zařízení ≥ 1,67, Cp, Cpk – způsobilost procesu ≥ 1,33).

Plánování procesů a provozních prostředků - výrobní procesy a provozní prostředky je nutno dodavatelem plánovat na požadovanou kvalitu a kapacitu. Schopnost provozních prostředků je nutno dodavatelem prokázat.

Plánování balení - balení musí zaručit zabránění poškození výrobků/zboží během dopravy a skladování. Dodavatel při plánování balení rovněž zabezpečuje požadavky životního prostředí dle příslušných norem.

5. Výrobní proces a uvolnění produktu

V průběhu partnerství založeném na spolupráci se obě strany zavazují poskytovat komplexní informace o výrobku, výrobním procesu a všech provedených změnách. Hodnocení výrobních procesů a kontrola prvních vzorků tvoří základ, který má být předložen k uvolnění vzorků. Jestliže dokumenty chybí nebo jsou neúplné APE může (podle svého uvážení) vzorky odmítnout.

Provádění plánování jakosti musí být doloženo doklady a záznamy v souladu se stanovenou úrovní ověření pro první vzorky uvolňovaného procesu. Základem je VDA díl 2 nebo PPAP. Pokud není v objednávce uvedeno jinak je počet prvních vzorků nejméně 5. Dokumentace musí být předložena se vzorky, rozsah je definován úrovní ověření. V případě, že nebylo v objednávce uvedeno jinak, úroveň 2 (dle VDA 2 nebo PPAP) se považuje za standart.

Výjimka: pro díly s kritickými funkcemi je požadována úroveň 3.

Produkt/ změna procesu

Dodavatel se zavazuje, že před provedením jakékoli změny výrobku, výrobního procesu nebo kontrolního postupu či zařízení, včetně změny dílčího dodavatele informovat APE (oddělení nákupu a kvality) a dohodne se na požadovaném rozsahu uvolnění. Změny mohou být provedeny pouze poté, co byly uvolněny APE.

6. Způsobilost procesu

Některé charakteristiky produktů jsou zásadní pro jejich funkci/vlastnosti, tyto charakteristiky jsou ve výkresech označeny a je nezbytné jejich dodržení. Pracovní procesy a výrobní zařízení musí být navrženy tak, aby tyto charakteristiky mohly být vyrobeny. Proces je způsobilý při dodržení min Cpk ≥1,33, pro automotive je to dle požadavku zákazníka.

Dodavatel musí odpovídajícím způsobem prokázat způsobilost procesu pomocí vhodných postupů. Způsobilost musí být dodavatelem průběžně sledována. Listinné důkazy musí být dány APE k dispozici na požádání.

U nezpůsobilých procesů je nutno provádět 100 %-ní kontrolu specifikovaných znaků, pouze na přechodné období, než bude způsobilost procesu obnovena.

7. Nákup od subdodavatelů

Pokud dodavatel zprostředkovává výrobky nebo služby od subdodavatelů, je povinen šířit obsah této směrnice na subdodavatele a je zodpovědný za její realizaci u jeho subdodavatele. Dodavatel je zodpovědný za subdodavatele, jejich produkty a služby. Subdodavatel musí mít certifikovaný systém managementu jakosti v souladu s normou ISO 9001, pro automotive musí mít subdodavatel min ISO 9001. Pokud bude problém s kvalitou (neshody), musí subdodavatel umožnit audit APE, kdykoliv po vhodném předchozím upozornění.

8. Hodnocení kvality dodávek

APE provádí kontroly vstupního materiálu. Po přijmutí materiálu výrazně snižujeme vlastní inspekce. Vždy se kontroluje množství, identifikace materiálu a neporušenost obalu. Ostatní je kontrolováno dle kontrolních plánů.

Dodávky nebo její části, které nemohou být přijaty APE v důsledku vady, budou začleněny do hodnocení kvality. Dále je hodnocena logistická výkonnost (termín, množství atd.) a servis. S výsledky hodnocení jedodavatel obeznámen jednou za rok, změní-li se jeho hodnocení. Jsou-li zjištěny problémy s kvalitou nebo logistikou je dodavatel ihned informován a musí zajistit okamžité přijetínápravných opatření.

9. Reklamační řízení

Společnost APe se zavazuje včas informovat dodavatele o všech případech neshod zjištěných u jeho dodávek.

Dodavatel má 15 pracovních dnů od data dodání Zprávy o neshodě (8D- Reportu), aby prokázal, že není odpovědný za to, co je mu kladeno za vinu, a aby dle toho požádal o zrušení reklamace. Po uplynutí 15-ti pracovních dnů od data oznámení v případě nedodání formálních a důvodných příčin jsou důvody, které způsobily, že je příslušný materiál považován za nevyhovující, považovány za mlčky dodavatelem přijaté.

APE bude dodavatele o výskytu těchto neshod informovat vystavením reklamační zprávy s popisem neshody. Odběratelem předepsaná forma řešení neshod v rámci dodávek je 8D-Report. Doba reakce na vyskytující se neshody dodávek reklamovaných odběratelem je stanovena na 48 hodin, na zaslání 8D reportu do D5 je lhůta 7 dní a to vyplněním 8D-Reportu, v případě potřeby bude vyžadován ještě ISHIKAWA a 5 WHY.

Dodavatel bude informovat zákazníka do 2 pracovních dnů od obdržení Reklamační zprávy, jak se má se zadrženým materiálem dále nakládat (bude sešrotován v prostorách APE na náklady dodavatele nebo bude vrácen zpět dodavateli na jeho náklady). Toto vyjádření je odběratelem požadováno v písemné formě (např. prostřednictvím emailu), v případě nedodržení lhůty, případně nevyjádření se, bude materiál sešrotován na náklady dodavatele.

Penále

Pro úplné vyplnění 8D-Reportu dodavatelem je APE stanovena lhůta 15 pracovních dnů od obdržení reklamace. V případě, že dodavatelem bude tato lhůta překročena, budou mu účtovány vícenáklady ve výši 0,05 % z množství reklamovaného materiálu za každý den prodlení.

V případě oprávněné reklamace bude odběratelem vyfakturován jednorázový manipulační poplatek za vyřízení reklamace ve výši 50 EUR za jednu reklamaci.

Náklady vzniklé společnosti AGROSTROJ Pelhřimov a.s.

Náklady spojené s neshodnou dodávkou budou vymáhány po dodavateli.Hlavní položky, které obecně přispívají k určení celkových nákladů vzniklých společnosti APe, mohou být rozděleny takto:

 

• měření
• odpracované hodiny na nápravu a řízení nevyhovujícího materiálu
• materiály použité pro nápravu
• přepravu opravených materiálů a/nebo vrácení materiálu dodavateli
• náhrada částek vyplacených podpůrným střediskům za případné nápravné zásahy na místě
• všechny ostatní náklady nutné pro nápravu / řízení nevyhovujících materiálů.

 

Předpokládá se, že nápravné zásahy provádí vždy dodavatel, společnost AGROSTROJ Pelhřimov a.s. zasahuje pouze v případě, kdy jsou tyto materiály urgentně potřebné.

10. Životní prostředí

APE provádí veškerou svou činnost v souladu s platnou legislativou a má zaveden systém environmentálního managementu dle ČSNEN ISO 14001. Jedním z cílů APE je minimalizovat škodlivé účinky své činnosti na lidi a životní prostředí. K dosažení tohoto cíle, musí dodavatel významně přispět.

Dodavatel se zavazuje, že pro výrobu produktů pro APE získal všechny nezbytné právní a správní povolení a požadavky vyplývají z těchto povolení plní za všech okolností.

11. Skladování a transport materiálu

Je-li mezi APE a dodavatelem dohodnuto skladování materiálu v prostorách dodavatele, je dodavatel povinen skladovat veškerý materiál určený pro APE takovým způsobem, aby nedošlo ke znehodnocení skladovaného materiálu. Ke znehodnocení materiálu může zejména dojít vlivem vlhkosti – koroze materiálu (při skladování hutního materiálu je nutné používat pouze suché prokladové dřevo) a nevhodným skladováním (zejména plechy a tyčový materiál je nutno skladovat na rovné podlaze s použitím stejně vysokých prokladů, které je nutno umisťovat v zákrytech nad sebou tak, aby nedocházelo při zpracování materiálu ke znehodnocování dílců vlivem vnitřního pnutí).

Přepravovaný materiál musí být zajištěn proti posunutí. Vlhké, rezavé a jinak znehodnocené dodávky a dodávky bez dokladů nebudou v APE složeny. Pro bezproblémové skládání hutního materiálu musí dodavatel použit při přepravě proklady minimálně 8x8 cm. Vozidla přepravující hutní materiál musí být schopná vykládky z boku i ze shora (jeřábem).

12. Specifické požadavky APE

Hutní materiál – polotovary z kovů jako plechy, trubky, duté profily, plné profily různých průřezů musí splňovat nad rámec předepsaných norem:

1) Zbytkový magnetismus nesmí přesáhnout 10 Gaussů

2) U plechů válcovaných dle EN 10051, EN 10029 a EN 10131 je povolena maximálně 1⁄4 tolerancerovinnosti povolené normou

3) Povrch plechů musí být v takové kvalitě, že po nalakování (bez použití tmelů) kataforéznímnátěrem a následném nanesení práškové nebo mokré barvy není na povrchu viditelná žádná vada ze vzdálenosti 1 m.

4) Obsah křemíku u jakostí S235JR, S235J2, S355J2, S315MC – S550MC musí být do 0,03 %

5) Domluvené ceny jsou NETTO a v případě použití přepočtu je používán koeficient 7850 kg/m3 (prohutní polotovary z oceli), dopravní parita je DAP Pelhřimov, Humpolec nebo Počátky

6) Při dodávkách plechů o délkách nad 3,5 m je nutné použít takové balení, které umožní složení svazků plechu bez poškození manipulačním vozíkem (rozteč vidlí 1,3 m)

7) Povrch plechů nesmí být poškozen mechanickým značením gravírováním nebo nepřelakovatelnou barvou.

8) Tyčový materiál musí být před dodávkou označen barvou v souladu s normou AGROSTROJe č. AVN00 0066

13. GDPR

V souvislosti se zavedením GDPR uděluje dodavatel souhlas se zpracováním svých osobních údajů v APE a jeho dceřiných firmách.

14. Osoba zodpovědná za bezpečnost produktu (PSB)

Dodavatel má stanovenou osobu zodpovědnou za bezpečnost produktu (PSB). Dodavatel APE oznámí jméno této osoby.

15. Dohoda o mlčenlivosti

Dodavatel se zavazuje, že veškeré přijaté podklady od APE budou podléhat režimu utajení a nebudou poskytnuty žádné třetí straně (výkresy, smlouvy atd.).

16. Cíle pro dodavatele

Hodnocení dodavatelů se provádí jednou ročně a monitoring plnění cílů u automotive dodavatelů jednou měsíčně.Hodnocena jsou tato kritéria: PPM - 5000, není-li ve smlouvě stanoveno jinak

Počet reklamací - 4 / rok

Plnění dodacích termínů - min. 80 %

V případě nesplnění cílů bude informace zaslána v podobě eskalačního dopisu.

17. Eskalační pravidla

Hodnocené ukazatele / cíle

a) měsíční PPM